0.4 Overhead

Wat wilden we bereiken?

• De gemeente wordt ervaren als een open en toegankelijke organisatie, communiceert in begrijpelijke taal en organiseert betrokkenheid door goede informatieverstrekking over plannen en uitvoering van beleid.
• Een zo effectief en efficiënt mogelijke inzet van onze (financiële) middelen om zoveel mogelijk voor de lokale samenleving tot stand te kunnen brengen.
• Informatievoorziening en ICT zijn belangrijke middelen om onze dienstverlening op een kwalitatief goed niveau te houden.
• Dienstverlening die voldoet aan de eisen van de burger en de omgeving, maar ook aan de eisen van het recht.  
• Verbindende en verantwoordelijke medewerkers die zich duurzaam kunnen ontplooien en waarbij hun talenten nog beter worden ingezet zodat zij optimaal gericht zijn op de verbinding met inwoners en met elkaar.

Wat zouden we er voor doen?

• Op het vlak van communicatie zetten we middelen in die aansluiten bij de behoefte van onze inwoners, ondernemers en medewerkers. Daarnaast zijn we alert op mogelijkheden om in gesprek te komen met inwoners.
• We bevorderen efficiënte inzet van middelen door:

• verantwoording van de realisatie van doelen en activiteiten;
• onderzoek van doelmatigheid en doeltreffendheid vast onderdeel te maken van de herijking van beleid;
• de inzet van instrumenten als interne controle.

• We zetten datagedreven werken in als strategisch middel om uitdagingen in samenhang op te pakken, we faciliteren vanuit ICT het activiteit gerelateerd en plaats onafhankelijk werken en stellen een erfgoedportaal (website) beschikbaar waarin gedigitaliseerde collecties zijn opgenomen.
• We dragen zorg voor informatiebeveiliging door uitvoering van de wettelijke verplichtingen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de audits van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). We maken gebruik van de programma’s van VNG-Realisatie om de informatiebeveiligingseisen van het IT netwerk te realiseren.
• We geven uitvoering aan het vastgestelde informatiebeleid. We voeren stapsgewijs en gecontroleerd Microsoft 365 in aan de hand van een visie op het gestructureerd opslaan van digitale informatie. En we voeren risico-analyses uit  op de contracten met onze grootste ICT leveranciers.
• We zetten een systeem van juridische kwaliteitszorg op dat instrumenten biedt die bijdragen aan het bewustzijn van onze medewerkers op rechtmatig handelen en besluiten, en het herkennen en beheersen van juridische risico's.
• In de basis voldoet de organisatie aan de eisen op het gebied van Privacywetgeving. Het is van belang dat we doorgaan met  het borgen van - en bewust en veilig omgaan met persoonsgegevens.
• De gesprekscyclus en de middelen voor opleiding worden ingezet voor voortdurende ontwikkeling van onze medewerkers. Daarnaast kijken we waar zich kansen voordoen om door samenwerking bij te dragen aan de realisering van onze ambities door gezamenlijke uitvoeren van taken, organiseren van opleidingen en trainingen of inzetten van instrumenten als traineeships.
• Vanuit strategische personeelsplanning herijken we ons HRM-beleid om als werkgever medewerkers aan te trekken, maar ook aan ons te binden.

Wat hebben we gerealiseerd?

• Via diverse communicatiemiddelen informeren we inwoners, ondernemers en medewerkers. Denk aan de vernieuwde website, digitale (ondernemers)nieuwsbrief, de gemeenterubriek in de krant, sociale media en (digitale) bijeenkomsten. Intern is het social intranet een belangrijk informatiekanaal. De pilotversie die vorig jaar versneld is geïmplementeerd wordt nu doorontwikkeld naar een volwaardig digitaal platform waar medewerkers informatie kunnen delen en terugvinden.
• In het najaar is de verordening Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid beschouwd in het traject ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverklaring. Het auditcomité is aan de slag geweest met de financiële verordeningen. Naast de rechtmatigheidsverklaring vormde ook vereenvoudiging van de regelgeving en terugdringen van bureaucratie een aanleiding. De verordeningen worden, in afwachting van het definitief worden van de wetgeving over de rechtmatigheid, in het voorjaar 2023 ter vaststelling aan de raad voorgelegd.
• Vanuit het project datagedreven werken is er een dashboard ontwikkeld op het gebied van het sociaal domein, wat structureel inzicht geeft in prestaties en resultaten. We hebben een datawarehouse geïmplementeerd waarin de data vanuit applicaties op het gebied van het sociaal domein, HR en financiën zijn ontsloten. Ook hebben we diverse ruimtes voorzien van apparatuur om op kantoor digitaal te kunnen vergaderen. De archieven uit het oude systeem zijn geconverteerd en opgenomen in het erfgoedportaal.
• Om de veiligheid van het mailverkeer te verbeteren en de systemen beter af te schermen is de Two-Factor-Authenticatie ingevoerd. Er wordt continu aandacht besteed aan het bevorderen van de bewustwording van informatieveiligheid in de vorm van kennisworkshops en thema's op social intranet. Hiermee geven we invulling aan het actieplan dat is opgesteld naar aanleiding van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Ook aan één van de eisen uit de BIO, namelijk het  inrichten van SIEM/SOC  is voldaan. Wij hebben deze dienst onder eigen regie uitbesteed zodat ons gehele netwerk- en internetverkeer nu 24/7 gemonitord wordt om zodoende "ongewenste" acties in een vroeg stadium tegen te houden. Er is een bedrijfscontinuïteitsplan vastgesteld mocht er zich een grote calamiteit voordoen. Uitwijk in eigen beheer is technisch gereed. Begin 2022 gaan we het gehele proces testen, controleren en in productie nemen. Naast deze verbeteringen is  op de achtergrond ook ons backupsysteem uitgebreid met een zgn. Air-Gap-Backup. Hiermee wordt een kopie van de dagelijkse backup weggeschreven naar een systeem dat op geen enkele manier verbonden is met ons netwerk en dus ook niet met het Internet en dus niet bereikbaar is voor kwaadwillenden. Ook hebben we deelgenomen aan de Europese aanbesteding van de MFP’s (printers) middels GT-Print. De implementatie zal in januari 2022 plaatsvinden.
• Microsoft 365 is op een aantal onderdelen ingevoerd bijvoorbeeld Outlook, Word, Excel en Teams. Daarnaast wordt er momenteel gewerkt aan de juiste implementatie strategie voor andere onderdelen zoals bijvoorbeeld Onedrive. We zijn gestart met de eerste risico analyses bij ICT-leveranciers.
• Binnen het project Digitale leeromgeving is oog voor het verhogen van juridische kennis in de organisatie. Daarnaast is gestart met een juridische toolbox op Social Internet. In deze toolbox kunnen medewerkers eenvoudig informatie vinden, in de vorm van tekst, schema's, beslisbomen en modellen, over bezwaar, klachten, mandaat en privacy.
• Kennis op het gebied van privacy en informatieveiligheid worden op repeterende wijze gedeeld in de organisatie. Daarnaast krijgen alle medewerkers een introductie- resp. opfriscursus AVG en Veilig werken aangeboden. Op deze wijze worden medewerkers bewust gemaakt op het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en het alert zijn op beveiligingsrisico's. Er is een start gemaakt met het borgen van de AVG in de organisatie.
• Aan de continue ontwikkeling van onze medewerkers in 2021 hebben de gesprekscyclus en middelen voor opleiding en coaching een wezenlijke bijdrage geleverd. Ook zijn instrumenten ingezet om de ontwikkeling van medewerkers en de integraliteit van werken te bevorderen. Strategische personeelsplanning wordt niet meer bezien als een afzonderlijk instrument, maar vanuit het perspectief van de algehele organisatie ontwikkeling.

Beleidsindicatoren